Ga naar hoofdinhoud

Roadmap: Portfolio-first

Sommige organisaties hebben geen gebrek aan strategie. Ze hebben een gebrek aan overzicht. Er lopen tientallen projecten, initiatieven en verbetertrajecten. Elk ervan leek op het moment van starten een goed idee. Maar niemand weet nog welke bijdragen aan de strategische doelen en welke een eigen leven zijn gaan leiden.

Dit model begint niet met een nieuw canvas, maar met een inventarisatie: wat doen we eigenlijk allemaal, en waarom?

Dit model werkt goed voor grotere organisaties met veel lopende initiatieven, wanneer er een gevoel heerst van "we doen te veel en bereiken te weinig," of wanneer budgetdruk of capaciteitstekort dwingt tot keuzes.

Fase 1: Het portfolio in kaart brengen​

Voordat je kunt prioriteren, moet je weten wat er loopt. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in veel organisaties is er geen compleet overzicht van alle lopende projecten en initiatieven.

Wat je doet:

  • Inventariseer alle lopende projecten, initiatieven en verbetertrajecten
  • Breng per initiatief in kaart: wie is eigenaar, wat is het beoogde resultaat, hoeveel capaciteit kost het
  • Maak het overzicht zichtbaar en toegankelijk

Wat je bereikt:

  • Voor het eerst een compleet beeld van waar de organisatie haar energie in steekt
  • Vaak al een eerste schok: "Doen we dit allemaal? Met dit team?"
  • De basis voor de volgende stap: prioriteren

Fase 2: Toetsen aan resultaten​

Nu je weet wat er loopt, stel je de vraag die ertoe doet: bij welk resultaat hoort elk initiatief?

Wat je doet:

  • Formuleer de drie tot vijf belangrijkste resultaten die de organisatie wil bereiken (dit hoeft nog geen volledig canvas te zijn, de resultaten zijn genoeg)
  • Toets elk lopend initiatief: draagt het bij aan een van deze resultaten?
  • Categoriseer: direct bijdragend, indirect bijdragend, operationeel noodzakelijk, of niet gekoppeld

Wat je bereikt:

  • Zichtbaar welke initiatieven strategisch relevant zijn en welke niet
  • Een onderbouwde basis om keuzes te maken: doorgaan, pauzeren, of stoppen
  • Het Pareto-principe in actie: vaak draagt een klein deel van de initiatieven bij aan het merendeel van de resultaten

Dit is het moeilijkste moment. Er staan initiatieven op de lijst die iemands passie zijn, die al een half jaar lopen, waar budget aan is besteed. Stoppen voelt als falen. Maar doorgaan met iets dat niet bijdraagt aan de resultaten is geen doorzettingsvermogen. Het is verspilling.

Fase 3: Prioriteren en herstructureren​

Met het overzicht en de toetsing in de hand kun je het portfolio herschikken.

Wat je doet:

  • Stop of pauzeer initiatieven die niet bijdragen aan de resultaten
  • Bundel overlappende initiatieven waar mogelijk
  • Wijs eigenaren toe aan de initiatieven die doorgaan
  • Definieer per initiatief het concrete resultaat waaraan het bijdraagt

Wat je bereikt:

  • Een scherper, lichter portfolio dat gericht is op de resultaten die ertoe doen
  • Vrijgekomen capaciteit die beschikbaar is voor wat er wél toe doet
  • Eigenaren die weten waarom hun initiatief bestaat en waaraan het bijdraagt

Fase 4: Van portfolio naar strategie​

Het portfolio is opgeschoond. Nu is het moment om de overkoepelende richting te formuleren en teams hun eigen canvas te laten invullen.

Wat je doet:

  • Formuleer de organisatierichting op één canvas (de resultaten uit fase 2 zijn het startpunt)
  • Laat teams hun eigen richting bepalen als vertaling van de organisatierichting
  • Verdeel de overgebleven initiatieven over de teams die de bijbehorende resultaten ownen
  • Richt ritme in op team- en organisatieniveau

Wat je bereikt:

  • De organisatie werkt vanuit richting en resultaten, niet vanuit een losstaand portfolio
  • Initiatieven zijn ingebed in de teamstructuur in plaats van los te zweven
  • Nieuwe initiatieven worden getoetst aan het canvas voordat ze starten

Fase 5: Portfolio als doorlopende discipline​

Het portfolio opschonen is geen eenmalige exercitie. Het is een doorlopend ritme.

Wat je doet:

  • Neem een kwartaalreview op waarin het portfolio getoetst wordt: passen alle lopende initiatieven nog bij de resultaten?
  • Gebruik het canvas als filter voor nieuwe voorstellen: bij welk resultaat hoort dit? Als het antwoord "geen" is, start het niet
  • Maak het portfolio zichtbaar en bespreekbaar

Wat je bereikt:

  • De organisatie leert "nee" zeggen tegen initiatieven die niet bijdragen
  • Het portfolio blijft scherp en gericht in plaats van langzaam weer te vervuilen
  • De vraag "bij welk resultaat hoort dit?" wordt een gewoonte, niet een uitzondering