Check-in concept

Check-ins zijn gestructureerde vragenlijsten die periodiek worden ingevuld door teamleden of stakeholders. Ze bieden een consistente manier om voortgang en feedback te verzamelen.

Wat is een check-in?

Een check-in bestaat uit:

Component	Beschrijving
Titel	Naam van de check-in
Beschrijving	Uitleg over doel en context
Secties	Logische groepering van vragen
Vragen	De daadwerkelijke vragen

Vraagtypen

Type	Beschrijving	Gebruik
Korte tekst	Één regel antwoord	Namen, nummers, korte antwoorden
Lange tekst	Meerdere regels	Toelichting, uitleg, feedback
Meerkeuze	Selectie uit opties	Status, categorie, beoordeling
Waardering	Sterren (1-5, 1-10)	Tevredenheid, voortgang

Meerkeuze weergaves

Weergave	Beschrijving
Dropdown	Compacte keuzelijst
Lijst	Alle opties zichtbaar
Grote kaarten	Visuele beslissingskaarten

Wanneer check-ins gebruiken?

Periodieke statusupdates

• Wekelijkse voortgangsrapportage
• Maandelijkse teamreflectie
• Kwartaal-evaluaties

Stakeholder feedback

• Klanttevredenheid meten
• Input verzamelen voor beslissingen
• Draagvlak peilen

Project checkpoints

• Fase-afronding valideren
• Go/no-go beslissingen
• Risico-inventarisatie

Check-in eigenaarschap

Check-ins kunnen eigendom zijn van:

Eigenaar	Gebruik
Template	Standaard check-in voor alle plannen van dit type
Plan	Specifieke check-in voor één plan
Gebruiker	Persoonlijke check-in
Rapport	Check-in gekoppeld aan rapportage

Template check-ins

Wanneer een check-in is gekoppeld aan een template:

• Alle plannen van die template hebben toegang
• Wijzigingen in de template werken door naar alle plannen
• Ideaal voor gestandaardiseerde processen

Plan check-ins

Wanneer een check-in is gekoppeld aan een plan:

• Alleen beschikbaar binnen dat specifieke plan
• Kan afwijken van template-standaarden
• Ideaal voor maatwerk

Check-in lifecycle

Aanmaken → Configureren → Uitnodigen → Invullen → Analyseren

1. Aanmaken: Nieuwe check-in creëren
2. Configureren: Secties en vragen definiëren
3. Uitnodigen: Respondenten uitnodigen
4. Invullen: Respondenten beantwoorden vragen
5. Analyseren: Resultaten bekijken en verwerken

Uitnodigingen

Respondenten worden uitgenodigd via:

Methode	Beschrijving
Directe uitnodiging	Selecteer gebruikers uit het systeem
Deelbare link	Unieke URL voor externe stakeholders
Workflow	Automatische uitnodiging via workflow

Uitnodigingsstatussen

Status	Beschrijving
Pending	Uitnodiging verzonden, nog niet gestart
Accepted	Respondent is gestart
Completed	Check-in volledig ingevuld
Declined	Respondent heeft afgewezen

Antwoorden

Response statussen

Status	Beschrijving
Pending	Nog in bewerking
Completed	Volledig ingevuld en verzonden

Antwoordopslag

Antwoorden worden opgeslagen per vraag:

• Waarde van het antwoord
• Tijdstip van invullen
• Identiteit van respondent (indien bekend)

Best practices

Houd het kort

• Max 10-15 vragen per check-in
• Focus op essentiële informatie
• Vermijd dubbele vragen

Duidelijke vragen

• Eén vraag per item
• Vermijd jargon
• Geef context waar nodig

Logische structuur

• Groepeer gerelateerde vragen in secties
• Begin met eenvoudige vragen
• Eindig met open vragen

Regelmatig maar niet te vaak

• Wekelijks: voor operationele teams
• Maandelijks: voor projectupdates
• Kwartaal: voor strategische reviews

Veelvoorkomende fouten

Te veel vragen

Een check-in met 50 vragen wordt niet serieus ingevuld. Houd het beknopt.

Vage vragen

"Hoe gaat het?" is te vaag. Vraag specifiek: "Hoe tevreden ben je over de communicatie (1-5)?"

Geen follow-up

Check-in data verzamelen zonder actie is zinloos. Plan tijd om resultaten te bespreken.

Zie ook

• Check-ins instellen - Vragenlijsten configureren
• Check-ins invullen - Als respondent deelnemen
• Resultaten bekijken - Antwoorden analyseren