Ga naar hoofdinhoud

Deelbare links

Niet alle stakeholders hebben een dare2plan account. Met deelbare links kun je externe partijen uitnodigen om check-ins in te vullen.

🔐Rechten: Deelbare links
FunctieBeheerderManagerAuteurUitvoerderLezer
Links aanmakenNieuwe deelbare links genereren✓✓✗✗✗
Links beherenVervaldatum en status beheren✓✓✗✗✗
Responses bekijkenAntwoorden van externe stakeholders bekijken✓✓✓✗✗
Meer over rollen en rechten →

Deelbare link

Een deelbare link is een unieke URL waarmee iemand een check-in kan invullen zonder in te loggen:

  • Geen dare2plan account nodig
  • Eenmalig gebruik per link
  • Optionele vervaldatum
  • Responses worden gekoppeld aan de uitnodiging

Enkele uitnodiging​

  1. Open de check-in
  2. Ga naar Uitnodigingen
  3. Klik op + Uitnodiging aanmaken
  4. Kies Externe link
  5. Stel optioneel een vervaldatum in
  6. Kopieer de gegenereerde link

Bulk uitnodigingen​

Voor meerdere externe stakeholders:

  1. Open de check-in
  2. Ga naar Uitnodigingen
  3. Klik op Bulk uitnodigingen
  4. Voer het aantal in
  5. Stel optioneel een vervaldatum in
  6. Download de linkslijst

Via e-mail​

  1. Kopieer de link
  2. Plak in je e-mail
  3. Voeg context toe:
    • Wie je bent
    • Waarom je feedback vraagt
    • Wanneer je de response verwacht

Via chat​

Deel de link via Teams, Slack of andere kanalen. De ontvanger kan direct klikken om te starten.

Via brief of print​

De link is een URL. Overweeg:

  • QR-code genereren
  • Verkorte URL gebruiken
  • Duidelijke instructies bijvoegen

Vervaldatum instellen​

Waarom vervaldatum?​

  • Voorkomt laat invullen
  • Houdt data actueel
  • Beperkt onbedoeld gebruik

Instellen​

  1. Bij aanmaken: selecteer de vervaldatum
  2. Na aanmaken: bewerk de uitnodiging

Wat gebeurt er na vervaldatum?​

  • De link werkt niet meer
  • Bezoekers zien een melding
  • Gedeeltelijk ingevulde responses blijven behouden

Uitnodigingen beheren​

Overzicht​

In het uitnodigingenoverzicht zie je:

KolomBeschrijving
LinkDe unieke URL
StatusPending, Accepted, Completed
VervaldatumWanneer de link verloopt
AangemaaktCreatiedatum

Statussen​

StatusBeschrijving
PendingLink aangemaakt, nog niet gebruikt
AcceptedOntvanger is gestart
CompletedCheck-in volledig ingevuld
ExpiredVervaldatum verstreken
  1. Vind de uitnodiging in het overzicht
  2. Klik op het prullenbak-icoon
  3. De link werkt niet meer
Gedeeltelijke responses

Als iemand al is gestart, blijft die response behouden. De link kan niet meer worden gebruikt om verder te gaan.

Responses van externe stakeholders​

Anonimiteit​

Externe responses zijn gekoppeld aan de uitnodiging, niet aan een persoon:

  • Je ziet welke link is gebruikt
  • Je ziet niet automatisch wie heeft ingevuld
  • De respondent kan zichzelf identificeren in de antwoorden

Identificatie toevoegen​

Voeg een vraag toe aan de check-in:

  • "Wat is uw naam?"
  • "Welke organisatie vertegenwoordigt u?"

Dit is optioneel en afhankelijk van je doelstelling.

Responses bekijken​

Externe responses verschijnen in het reguliere resultaatoverzicht:

  1. Open de check-in
  2. Ga naar Antwoorden
  3. Filter op uitnodigingsstatus indien gewenst

Best practices​

Duidelijke communicatie​

  • Leg uit waarom je de check-in stuurt
  • Geef aan hoeveel tijd het kost
  • Noem de deadline

Beperkte geldigheidsduur​

  • Stel een realistische vervaldatum
  • Stuur een reminder voor de deadline
  • Verleng indien nodig

Follow-up​

  • Bedank voor deelname
  • Deel relevante resultaten (geanonimiseerd)
  • Geef aan wat je met de feedback doet

Veiligheid​

  • Deel links alleen met beoogde ontvangers
  • Gebruik vervaldatums
  • Monitor ongebruikelijke activiteit

Workflow-integratie​

Deelbare links kunnen worden getriggerd via workflows:

  1. Workflow bereikt stap "Check-in verzenden"
  2. Automatisch wordt een uitnodiging aangemaakt
  3. De ontvanger krijgt een notificatie of e-mail
  4. Na voltooiing gaat de workflow verder

Zie Workflows voor configuratie.

Tips​

Testlink

Maak een testlink om zelf de externe ervaring te testen voordat je stuurt naar stakeholders.

Groepering

Maak aparte links per stakeholdergroep (klanten, partners, leveranciers) voor analyse.

Reminder

Plan een reminder halverwege de periode om de respons te verhogen.

Veelvoorkomende problemen​

Link werkt niet

Check of de link niet is verlopen of ingetrokken. Maak indien nodig een nieuwe.

Niemand vult in

Stuur een reminder. Overweeg of de timing of vraagstelling verbeterd kan worden.

Te veel responses

Als een link onbedoeld is verspreid, trek hem in en maak nieuwe links voor de beoogde ontvangers.

Zie ook​