Workflows

Workflows automatiseren processen in plannen. Ze kunnen check-ins versturen, AI-suggesties genereren, of andere acties uitvoeren op basis van triggers.

🔐Rechten: Workflows

Functie	Beheerder	Manager	Auteur	Uitvoerder	Bijdrager	Lezer
Workflow bekijkenWorkflows en hun configuratie inzien	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Workflow aanmakenNieuwe workflow toevoegen	✓	✓	✗	✗	✗	✗
Workflow bewerkenTriggers, stappen en instellingen aanpassen	✓	✓	✗	✗	✗	✗
Workflow triggerenHandmatige workflow starten	✓	✓	✓	✓	✗	✗
Workflow verwijderenWorkflow permanent verwijderen	✓	✓	✗	✗	✗	✗

Meer over rollen en rechten →

Workflow Feature

Workflows zijn alleen beschikbaar als de Workflow-feature is ingeschakeld voor je werkruimte.

Workflows openen

1. Open de Template Editor
2. Klik op het Diagram-icoon in de werkbalk

Interface

Lijstweergave

Wanneer geen workflow geselecteerd is:

Onderdeel	Beschrijving
Header	Titel en knop voor nieuwe workflow
Workflow kaarten	Grid met alle workflows
Lege staat	Instructies als er geen workflows zijn

Workflow kaart

Elke kaart toont:

Element	Beschrijving
Icoon	Visueel icoon van de workflow
Titel	Naam van de workflow
Status badge	Draft of Active
Triggers	Aantal triggers (bliksem-icoon)
Stappen	Aantal stappen (branch-icoon)
Verwijder-knop	Verschijnt bij hover

Editor weergave

Wanneer een workflow geselecteerd is:

Onderdeel	Beschrijving
Palette	Links: triggers en stappen om toe te voegen
Canvas	Rechts: visuele workflow-editor
Titelbalk	Workflow-selectie, status en publiceer-knop

Workflow aanmaken

1. Klik op de plus-knop in de header
2. Een nieuwe workflow wordt aangemaakt met status "Draft"
3. Geef de workflow een titel
4. Voeg triggers en stappen toe

Triggers

Triggers bepalen wanneer een workflow start.

Beschikbare triggers

Type	Beschrijving
Handmatig	Gebruiker start workflow handmatig. Maximaal één per workflow
Event	Workflow start bij een specifieke gebeurtenis

Event types

Voor event-triggers kun je kiezen uit:

• plan_created - Plan wordt aangemaakt

Trigger toevoegen

1. Klik op een trigger-type in de palette
2. De trigger verschijnt op het canvas
3. Configureer de trigger-instellingen

Handmatige trigger

Er kan maar één handmatige trigger per workflow zijn. De optie wordt uitgeschakeld als er al een bestaat.

Stappen

Stappen zijn de acties die de workflow uitvoert.

Beschikbare stappen

Type	Beschrijving
Check-in	Verstuurt een check-in vragenlijst
AI Generatie	Voert een AI-profiel uit voor suggesties

Check-in stap

1. Voeg een Check-in stap toe
2. Selecteer welke check-in verstuurd moet worden
3. De check-in moet eerst in de Check-ins tab aangemaakt zijn

AI Generatie stap

1. Voeg een AI Generatie stap toe
2. Selecteer welk AI-profiel uitgevoerd moet worden
3. Het profiel moet eerst in de AI Profielen tab aangemaakt zijn

Stap configureren

Elke stap heeft:

Optie	Beschrijving
Naam	Weergavenaam van de stap
Beschrijving	Optionele toelichting
Icoon	Visueel icoon
Kleur	Kleurcodering

Workflow canvas

Elementen verbinden

1. Sleep van een trigger naar een stap
2. Of van een stap naar een volgende stap
3. Connecties bepalen de uitvoervolgorde

Elementen verplaatsen

1. Klik en sleep triggers of stappen
2. Elementen kunnen vrij gepositioneerd worden
3. Posities worden opgeslagen bij de workflow

Elementen verwijderen

1. Selecteer een element
2. Druk op Delete of gebruik de verwijder-optie

Workflow status

Draft

• Workflow is in ontwikkeling
• Wordt niet automatisch uitgevoerd
• Kan getest worden

Active

• Workflow is gepubliceerd
• Wordt uitgevoerd bij triggers
• Wijzigingen vereisen opnieuw publiceren

Status wijzigen

1. Klik op de Publiceer knop in de titelbalk
2. Of klik op Depubliceer om een actieve workflow te deactiveren

Workflow wisselen

In de editor kun je snel wisselen tussen workflows:

1. Klik op het dropdown-icoon naast de titel
2. Selecteer een andere workflow
3. Of klik Nieuw om een nieuwe aan te maken

Workflow verwijderen

1. Hover over de workflow-kaart in de lijstweergave
2. Klik op het prullenbak-icoon
3. De workflow wordt verwijderd

Actieve workflows

Actieve workflows kunnen verwijderd worden, maar lopende uitvoeringen worden niet automatisch gestopt.

Best practices

Eenvoudige flows

• Begin met een simpele trigger → stap flow
• Voeg complexiteit geleidelijk toe
• Test elke stap afzonderlijk

Naamgeving

• Gebruik beschrijvende namen
• Geef aan wat de workflow doet, niet hoe
• Bijvoorbeeld: "Wekelijkse voortgangscheck" niet "Check-in maandag"

Status management

• Houd workflows in draft tijdens ontwikkeling
• Test grondig voordat je publiceert
• Documenteer wat elke workflow doet

Tips

Draft eerst

Maak workflows altijd eerst als Draft. Test ze grondig met echte plannen voordat je ze op Actief zet.

Eén handmatige trigger

Er kan maximaal één handmatige trigger per workflow zijn. Gebruik event-triggers voor meerdere startmomenten.

Check-in eerst aanmaken

Maak check-ins aan voordat je een workflow maakt die ze gebruikt. Je kunt alleen bestaande check-ins selecteren in workflow-stappen.

Veelvoorkomende fouten

Geen validatie bij publiceren

Het activeren van een workflow valideert niet of de gekoppelde check-ins of AI-profielen nog bestaan. Test altijd na het publiceren.

Lazy loading

Workflow-stappen worden pas geladen als je de workflow selecteert. Een lege canvas betekent niet dat de stappen weg zijn - wacht even tot ze laden.

Verwijderde AI-profielen

Als je een AI-profiel verwijdert dat in een workflow wordt gebruikt, faalt de workflow bij uitvoering. Controleer workflow-koppelingen voordat je profielen verwijdert.

Zie ook

• Check-ins - Check-ins aanmaken voor workflows
• AI Profielen - AI-profielen voor AI-generatie stappen
• Template Editor - Algemeen overzicht