Delen en rechten

Een rapport is pas nuttig als de juiste mensen het kunnen zien. Dit artikel beschrijft hoe je rapporten deelt en rechten beheert.

🔐Rechten: Rapport delen

Functie	Beheerder	Manager	Auteur	Uitvoerder	Lezer
Rapport bekijkenGedeelde rapporten openen	✓	✓	✓	✓	✓
Delen met plannenRapport koppelen aan andere plannen	✓	✓	✗	✗	✗
Rechten beherenLees- en schrijfrechten toekennen	✓	✓	✗	✗	✗

Meer over rollen en rechten →

Rapport eigenaarschap

Elk rapport heeft een eigenaarplan:

• Het plan van waaruit het rapport is aangemaakt
• Bepaalt de standaard databron
• Eigenaren hebben volledige bewerkingsrechten

Delen met plannen

Maak een rapport beschikbaar voor andere plannen.

Delen instellen

1. Open het rapport
2. Klik op het deel-icoon in de toolbar
3. Klik op + Plan toevoegen
4. Selecteer het doelplan
5. Kies de rol (Eigenaar of Lezer)

Deelrollen

Rol	Rechten
Eigenaar	Rapport bewerken, data toevoegen, rechten beheren
Lezer	Rapport bekijken, data lezen

Rol wijzigen

1. Open de deellijst
2. Klik op het rol-icoon naast het plan
3. Schakel tussen Eigenaar en Lezer

Delen opheffen

1. Open de deellijst
2. Klik op het prullenbak-icoon naast het plan
3. Het plan verliest toegang tot het rapport

Gebruikersrechten

Naast plandeling bepalen gebruikersrechten wie wat kan doen.

Rechtenniveaus

Niveau	Kan rapport zien	Kan bewerken	Kan delen
Beheerder	Altijd	Ja	Ja
Manager	Via plan	Ja	Ja
Auteur	Via plan	Nee	Nee
Uitvoerder	Via plan	Nee	Nee
Lezer	Via plan	Nee	Nee

Via plan

Gebruikers zien het rapport als:

• Ze toegang hebben tot een plan dat gekoppeld is aan het rapport
• EN de rapportenfeature beschikbaar is in hun rol

Rapportrollen

Voor geavanceerde personalisatie kun je rapportrollen definiëren.

Wat zijn rapportrollen?

Rapportrollen zijn rollen specifiek voor het rapport die bepalen:

• Welke data een gebruiker ziet
• Welke filters standaard worden toegepast

Rapportrol aanmaken

1. Open de rapportinstellingen
2. Ga naar Rollen
3. Klik op + Rol toevoegen
4. Geef de rol een naam
5. Configureer de standaardfilters

Gebruikers toewijzen

1. Open de rolconfiguratie
2. Klik op + Gebruiker toevoegen
3. Selecteer de gebruiker
4. De gebruiker ziet data gefilterd op zijn rol

Rolgebaseerde content

Gebruik de Rollen bouwsteen om content per rol te tonen:

1. Voeg een Rollen-blok toe
2. Selecteer de rol
3. Plaats content binnen het blok
4. Alleen gebruikers met die rol zien de content

Toegang controleren

Eigen rechten bekijken

1. Open het rapport
2. Klik op je profielicoon
3. Je rechten worden getoond

Toegangslijst bekijken

1. Open de rapportinstellingen
2. Ga naar Toegang
3. Bekijk alle plannen en gebruikers met toegang

Rapporten vinden

Vanuit een plan

1. Open het plan
2. Ga naar Rapporten
3. Alle rapporten gekoppeld aan dit plan worden getoond

Vanuit het rapportoverzicht

1. Ga naar Rapporten in het hoofdmenu
2. Alle rapporten waartoe je toegang hebt worden getoond
3. Filter op plan of zoek op naam

Best practices

Minimale rechten

• Deel alleen met plannen die het rapport nodig hebben
• Gebruik Lezer-rol tenzij bewerking nodig is

Duidelijke naamgeving

• Neem het doelpubliek op in de naam
• Bijvoorbeeld: "Stuurgroep Q1 - Sales"

Documenteer toegang

• Gebruik een annotatie om uit te leggen wie toegang heeft
• Voorkomt onduidelijkheid over verspreiding

Regelmatige review

• Controleer periodiek de toegangslijst
• Verwijder plannen die geen toegang meer nodig hebben

Veelvoorkomende fouten

Vergeten te delen

Een rapport dat alleen de maker kan zien heeft beperkte waarde. Deel direct na aanmaken.

Te ruime rechten

Geef niet iedereen Eigenaar-rechten. De meeste gebruikers hebben alleen Lezer nodig.

Gevoelige data

Let op wat je deelt. Rapporten met persoonlijke of financiële data vereisen zorgvuldige toegangscontrole.

Zie ook

• Rapport aanmaken - Beginnen met rapporten
• Bouwstenen - Rapportelementen
• Filters - Data selecteren