Ga naar hoofdinhoud

Q-gesprekken

Een Q-gesprek (kwartaalgesprek) is een periodiek voortgangsgesprek tussen leidinggevende en medewerker op basis van actuele data uit dare2plan. Door dare2plan als basis te gebruiken is de voorbereiding minimaal en het gesprek gericht op inhoud.

Hoe werkt het?​

Het uitgangspunt is dat de actiehouder zijn eigen acties en resultaten gedurende het kwartaal actueel houdt. De rapportage in dare2plan is daarmee geen extra werk vlak voor het gesprek, maar een weerspiegeling van het werk dat al is bijgehouden.

Zowel leidinggevende als medewerker bereiden het gesprek voor door dezelfde rapportage te bekijken. Ze selecteren de acties en resultaten die ze willen bespreken en komen gespreksonderwerpen overeen.

Voorbereiding

Vraag medewerkers om vóór het Q-gesprek hun acties en resultaten bij te werken. Zo heeft iedereen tijdens het gesprek dezelfde actuele informatie voor ogen.

Stappenplan: Q-gesprek via rapportage​

Stap 1: Open de rapportage​

  1. Open dare2plan en navigeer naar het plan van de medewerker
  2. Klik rechtsboven op Rapportage
  3. Kies het jaarplan waarvoor je de rapportage wilt bekijken
  4. Selecteer de gewenste rapportageperiode

De rapportage is een momentopname van de actuele voortgang. Ze toont acties, resultaten en updates op het moment van openen.

Stap 2: Selecteer gespreksonderwerpen​

  1. Blader door de rapportage en selecteer de acties en resultaten die aandacht verdienen
  2. Kies bij voorkeur acties met afwijkingen (rood/oranje) of acties die klaar zijn en besproken mogen worden
  3. Noteer vragen of aandachtspunten per actie

Stap 3: Voer het gesprek​

Gebruik de rapportage als leidraad tijdens het gesprek:

  • Bespreek de voortgang per actie of resultaat
  • Stel bij waar nodig: pas de actie aan, wijs opnieuw toe of verschuif de deadline
  • Leg afspraken vast als update bij de actie

Stap 4: Verwerk de uitkomsten direct in dare2plan​

De leidinggevende of medewerker verwerkt de uitkomsten direct na (of tijdens) het gesprek:

  1. Open de betreffende actie
  2. Klik op Update toevoegen en beschrijf wat er besproken is
  3. Pas de status aan als de situatie is veranderd
  4. Voeg eventueel een nieuwe subtaak toe voor vervolgafspraken
Voortgang zichtbaar voor iedereen

Updates die worden toegevoegd zijn direct zichtbaar in het actiedashboard en rapportages voor managers en directie. Zo houd je altijd één bron van waarheid.

Stap 5: Opvolging per kwartaal​

Herhaal bovenstaande stappen elk kwartaal:

  • Continu: Actiehouder houdt eigen acties en resultaten actueel
  • Per kwartaal: Leidinggevende voert Q-gesprek met de medewerker op basis van de rapportage
  • Per kwartaal: Directie heeft daarmee een actueel beeld van de voortgang op resultaten

Gebruik van het actiedashboard als voorbereiding​

Naast de rapportage per plan kun je het actiedashboard gebruiken voor een breder overzicht:

  1. Ga naar Uitvoering → Acties
  2. Filter op Toegewezen aan → kies de medewerker
  3. Filter op Plan → kies het relevante jaarplan
  4. Optioneel: filter op Periode voor een kwartaalweergave

Zo zie je in één overzicht alle acties van de medewerker voor een bepaald plan en kwartaal. Je kunt ook groeperen op Richting om de acties per doelstelling te bekijken.

Zie ook​